PRODUKTIVITAS ORGANISASI
I. Pengertian
Produktivitas adalah sebagai hasil yang didapat dari produksi yang menggunakan satu atau lebih faktor produksi, produktivitas biasanya dihitung sebagai indeks dan rasio antara output dengan input.
Pengertian produktivitas, antara lain:
1. Produktivitas secara terpadu melibatkan semua usaha manusia dengan produktivitas mengandung pengertian sikap mental yang selalu mempunyai pandangan bahwa kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok lebih baik dari hari ini.
2. Produksi dan produktivitas merupakan dua pengertian yang berbeda. Peningkatan produksimenunjukkan pertambahan jumlah hasil yang dicapai, sedangkan peningkatan produktivitas mengandung pengertian pertambahan hasil dan perbaikan cara produksi. Peningkatan produksi tidak selalu disebabkan oleh peningkatan produktivitas, karena produksi dapat meningkat walaupun produktivitas tetap atau menurun.
3. Peningkatan produktivitas dapat dilihat dalam tiga bentuk :
a. Jumlah keluaran (output) dalam mencapai tujuan meningkat dengan menggunakan sumber daya (input) yang sama.
b. Jumlah keluaran (output) dalam mencapai tujuan sama atau meningkat dicapai dengan menggunakan sumber daya (input) yang lebih sedikit.
c. Jumlah keluaran (output) dalam mencapai tujuan yang jauh lebih besar diperoleh dengan pertambahan sumber daya (input) yang relatif lebih kecil.
4. Sumber daya manusia memegang peranan yang utama dalam proses peningkatan produktivitas, karena alat produksi dan teknologi pada hakekatnya merupakan hasil karya manusia.
Produktivitas adalah keluaran (output) produk atau jasa per setiap masukan (input) sumber daya yang digunakan dalam suatu proses produksi. Tingkat ukur produktivitas sangat beragam bergantung kepada kepentingan yang terkait. Produktivitas dapat dinyatakan dalam ukuran fisik (physical productivity) dan ukuran finansial (financial productivity) apabila kepentingan tersebut adalah keuntungan. Produktivitas dapat menggunakan ukuran moneter sebagai tolak ukur. Apabila waktu menjadi kepentingan manajemen produktivitas maka dapat menggunakan ukuran moneter sebagai tolak ukurnya.
“Dengan demikian dapat dikatakan bahwa manajemen produktivitas adalah bagaimana cara mengelola suatu usaha supaya lebih efisien dalam penggunaan input untuk memaksimalkan produksi output (barang dan/atau jasa), secara terpadu melibatkan semua usaha manusia dengan menggunakan ketrampilan, modal, teknologi, manajemen, informasi, energi, dan sumber-sumber daya lainnya, dengan tujuan untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan”.
Manajemen produktivitas merupakan salah satu sasaran penting suatu organisasi atau perusahaan / lembaga. Hal ini disebabkan karena manajemen produktivitas dapat menunjang kesuksesan dan keberhasilan suatu perusahaan / pemberi jasa untuk mencapai tujuan akhir yang telah ditentukan.
II. Manajemen Produktivitas.
Tujuan dari manajemen produktivitas adalah efektif dan efisiensi, yaitu memberdayakan sumberdaya seminimal mungkin untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Efektivitas adalah merupakan derajat pencapaian output dari sistem produksi. Efisiensi adalah ukuran yang menunjuk sejauh mana sumber-sumber daya digunakan dalam proses produksi untuk menghasilkan output ¹). Jika efektivitas berorientasi pada hasil atau keluaran (output) yang lebih baik, dan efisiensi berorientasi pada masukan (input) yang lebih sedikit, maka dalam manajemen produktivitas berorientasi pada keduanya.
III. LANGKAH-LANGKAH PENINGKATAN PRODUKTIVITAS
Tahapan peningkatan produktivitas yang komprehensif dan terintegrasi :
1. Analisa situasi.
Langkah awal manajemen produktivitas harus mampu menganalisa situasi sebelum mengambil keputusan ataupun mengambil tindakan yang akan ditetapkan . Contoh : Pada sebuah RS, kunjungan pasien lagi menurun drastis dari biasanya, maka tidak perlu menambah tenaga kerja / perawat baru.
2. Merancang program peningkatan produktivitas.
Untuk peningkatan produktivitas maka dibutuhkan pula dasar program dengan rancangan yang tepat, efektif dan efisien. Contoh : Untuk menambah kunjungan pasien rawat jalan disebuah RS, maka bisa dilakukan langkah-langkah promosi, baik dilakukan melalui media iklan, maupun bisa langsung melaksanakan program pemeriksaan gula darah gratis, khitanan gratis dan lain sebagainya.
3. Menciptakan kesadaran akan produktivitas.
Kesadaran dari semua pihak yang terlibat dalam sebuah perusahaan / lembaga, merupakan kunci penting untuk peningkatan produktivitas seperti yang diharapkan. Contoh : Karyawan mematikan alat-alat listrik yang tidak sedang digunakan, untuk menghemat energi dengan tujuan menghemat pengeluaran biaya.
4. Menerapkan Program
Untuk meningkatkan produktivitas program sudah disusun dan diputuskan, maka harus diimplementasikan dalam pelaksanaannya untuk mencapai tujuan akhir. Contoh : Program peningkatan keterampilan SDM dengan cara mengadakan berbagai pelatihan seperti tehnik infus bayi dan lain sebagainya, dengan tujuan untuk peningkatan produktivitas.
5. Mengevaluasi program dan memberikan umpan balik
IV. Tujuh Kunci Produktivitas Tinggi.
1. Keahlian, manajemen yang bertanggungjawab.
Ikatan kritis antara manajemen perusahaan dengan produktivitas adalah saksi dalam definisi dasar produktivitas itu sendiri. Pada dasarnya, produktivitas adalah rasio antara keluaran (output ) dan masukan ( input ) yang bernilai, misalnya efisiensi dan efektivitas sumber- sumber daya yang tersedia, yaitu kepegawaian, alat, bahan, modal, fasilitas, energi dan waktu untuk mencapai keluaran yang sangat bernilai. Untuk mencapai produktivitas tinggi, setiap anggota manajemen harus diberi motivasi tinggi, positif dan secara penuh ikut melakukan pekerjaan. Secara bersama- sama, kesamaan sikap relative diperlukan untuk seluruh kekuatan kerja.
2. Kepemimpinan yang luar biasa.
Dari semua factor, kepemimpinan manajerial memiliki pengaruh terbesar dalam produktivitas. Akhirnya, tujuan setiap organisasi bergantung pada kualitas kepemimpinan. Meskipun mudah dikenal, kepemimpinan sangat sulit didefinnisikan. Tidak ada dua gaya kepemimpinan yang sama – setiap gaya adalah unik bagi setiap individu, dan memang seharusnya demikian. Lebih lanjut, pemimpin yang baik dalam satu situasi mungkin saja bukan pemimpin yang baik dalam situasi yang lain. Demikian juga jenis pemimpin yang dibutuhkan secara khusus bergantung pada kelompok yang dipimpinnya. Meskipun demikian, kelompok yang sama masih dapat memerlukan jenis kepemimpinan lain pada saat berlainan dalam evolusinya. Sebagian manjer memiliki beberapa kemampuan kepemimpinan, tetapi hanya sedikit yang merupakan pemimpin luar biasa.
3. Kesederhanaan Organisasional Dan Operasional.
Susunan organisasi harus diusahakan agar sederhana, luwes dan dapat disesuaikan dengan perubahan, selalu berusaha mengadakan jumlah tingkat minimum yang konsisten dengan operasi yang efektif. Hal ini memberikan garis pengarahan lebih jelas, juga tanggung jawab yang kurang terpecah-belah dan sangat menunjang pengambilan inisiatif lebih besar oleh siapa saja dalam organisasi.
4. Kepegawaian yang efektif.
Sebagai langkah awal, banyak perhatian dicurahkan pada pemilihan orang – menekankan pada mutu dan bukan kuantitas. Menambah lebih banyak pegawai belum tentu berarti meningkatkan produktivitas. Dan sebelum mempekerjakan orang baru, seharusnya dipastikan dahulu bahwa yang ada sekarang sudah berkinerja menurut kemampuan. Standar untuk manajer dan personalia kunci khususnya harus tinggi. Jika kedudukan ini dipegang oleh orang yang kompeten, orang kompeten lain akan tertarik masuk ke dalam organisasi
5. Tugas yang menantang.
Tugas merupakan kunci untuk proses yang kreatif dan produktif. Setiap individu mempunyai suatu suasana khusus kegiatan kreatif dan produktif yang tinggi. Akan tetapi, orang yang tepat harus disesuaikan dengan masalah yang tepat baginya. Pekerjaan itu sendiri harus memberikan motivasi. Hal ini terutama menjadi kunci ke proses yang kreatif/inovatif. Panduan optimal dari pekerjaan dan lingkungan kerja menciptakan suatu getaran dalam diri seseorang; kerja seakan- akan menjadi bermain saja. Sebaliknya, jika pekerjaan seseorang tidak memberi kepuasan kepadanya, ia seringkali akan mengalihkan perhatian dan energinya ke usaha pribadi di luar organisasi. Menurut definisi, jangan sekali- kali memberikan suatu tugas kepada orang yang mempunyai keterampilan yang dipersyaratkan; berikan tugas itu kepada orang yang menginginkannya dan senang melakukannya; dan jangan sekali- kali memberikan tugas, yang dalam keadaan lain, kita sendiri tidak akan mau menerima.
6. Perencanaan dan pengendalian tujuan
Perencanaan yang tidak efektif menyebabkan kebocoran besar dalam produktivitas, misalnya orang yang tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka, tugas yang tidak satu fasa dengan tugas lain, kegiatan peripheral, pelaksanaan di atas atau di bawah kinerja, dan operasi yang sebesar- besarnya berhenti dan mulai lagi. Sebaliknya, perencanaan yang efektif meningkatkan produktivitas operasional, yaitu membantu memastikan penggunaan sumberdaya dengan sebaik- baiknya, memadukan semua aspek program ke dalam sesuatu yang efisien, upaya yang tepat, meminimalkan permulaan yang salah dan pelaksanaan usaha yang tidak produktif , menyediakan kelonggaran untuk risiko dan keadaan darurat pada masa depan dan meniadakan krisis manajemen yang berkelanjutan. Dengan cara yang sama, menjadi sangat penting untuk memantapkan system pengendalian yang efektif yang mengukur kemajuan terhadap rencana, menemukan penyimpanagn, menetapkan tanggungjawab, menunjukkan tindakan perbaikan dan memastikan bahwa kinerja yang tidak memenuhi standar ditingkatkan.
7. Pelatihan Manajerial Khusus.
Manajemen jelas menjadi faktor utama bagi produktivitas organisasi manapun, menjadi sangat penting bahwa organisasi berusaha mengembangkan suatu komitmen terhadap produktivitas dalam seluruh tim manajemennya, dan memberikan kepada anggota tim tersebut saran yang berguna untuk menerapkan usaha peningkatan produktivitas yang efektif dalam seluruh organisasi.
Hubungan Produktivitas Dan Mutu Produk Yang Dihasilkan Sistem Atau SDM
Tiap perusahaan/ lembaga/institusi akan mengukur produktivitas dan mutu berdasarkan keunikan tujuan dan sasarannya. Sebagai contoh, suatu perusahaan akan lebih fokus pada upaya-upaya pengembangan pangsa pasar sementara yang lain mungkin fokus pada pengurangan derajad kerusakan produk barang/jasa. Selain itu, mungkin ada pula yang akan memperbaiki dalam hal cara produksi, sedang yang lain fokus pada mengembangkan pemasaran hasil. Karena itu diperlukan diagnosis permasalahan.
Untuk merancang suatu program perbaikan efektivitas keorganisasian sebuah institusi atau perusahaan, pertama kali harus menentukan sesuatu yang terjadi secara faktual apakah dalam hal produktivitas atau mutu produk(barang/jasa). Misalnya mungkin saja sebuah Rumah Sakit sedang mengalami penurunan pasien, yang menyebabkan penurunan keuntungan karena sedang menghadapi resesi ekonomi atau mungkin dengan sebab-sebab lain. Ukuran dari kriteria kunci suatu mutu adalah syarat pokok untuk menilai suatu proses perbaikan. Intervensi produktivitas atau mutu seharusnya tidak diinisiasi tanpa adanya kriteria kunci ukuran yang handal dan absah.
Banyak faktor yang menentukan produktivitas dan mutu produk yang rendah. Faktor-faktor tersebut antara lain peralatan yang kuno, beban kerja yang tidak dapat diprediksi, arus kerja yang tidak efisien, rancangan pekerjaan tidak tepat, dan jarangnya kegiatan pelatihan dan pengembangan. Disamping itu adalah faktor-faktor intrinsik karyawan itu sendiri seperti tingkat pengetahuan, sikap,ketrampilan dan kemampuan serta motivasi. Semuanya dapat menyebabkan biaya produksi menjadi mahal.
Kebanyakan strategi intervensi program perbaikan mengasumsikan bahwa faktor-faktor penyebab utama produktivitas dan mutu adalah kemampuan dan motivasi karyawan. Namun dari pengamatan di berbagai perusahaan /institusi, sekitar 80-85% dari masalah produktivitas dalam perusahaan /institusi adalah lebih karena faktor-faktor sistem daripada faktor manusia. Misalnya, ketidakberhasilan penerapan gugus kendali manajemen sangat ditentukan oleh kesalahan manajemen, dan pemeliharaan perlatan untuk pelaksanaan produksi yang kurang. Implikasinya adalah perbaikan produktivitas dan mutu lebih banyak didasarkan pada sistemnya itu sendiri; tidak selalu dari unsur manusianya.
Kepemimpinan Produktif
Pemimpin yang dapat membawa kemajuan terhadap suatu organisasi adalah impian semua orang. Kepemimpinan yang dijalankan mampu mewujudkan produktivitas dan efektivitas organisasi. Juga, menciptakan kesejahteraan buat para anggota. Faktanya, masih banyak terjadi dalam suatu organisasi, seorang pemimpin belum mampu menciptakan produktivitas dan efektivitas yang diinginkan. Organisasi mengalami kemunduran yang ditandai dengan: rendahnya partisipasi dan etos kerja, serta rasa tidak nyaman yang dialami anggota dalam melakukan fungsi dan perannya kami melihat, kepemimpinan yang diterapkan dalam organisasi dilihat dari pola hubungan (relationship) antar anggota organisasi, yaitu cara bagaimana antara setiap bagian yang ada dalam organisasi itu saling merasakan keberadaan satu sama lain dan berperilaku/bertindak terhadap satu sama lain ternyata belum sepenuhnya memperhatikan nilai-nilai psikologis yang bersifat universal. Dan factor ini mempunyai kontribusi yang sangat besar terhadap kemajuan suatu organisasi.
Menilik kata kepemimpinan,dalam Bahasa Inggris disebut management atau leadership.Jelasnya, kata ini dalam kamus Longman Dictionary of Contemporary Englishdigambarkan sebagai: The quality of being good at leading a group, organization, country etc. Maknanya, leadership merupakan kemampuan yg dimiliki seseorang, seberapa baik dia mengorganisasikan kelompok atau organisasi. Dengan kata lain, seorang pemimpin harus punya kemampuan dalam hal merencanakan, mengorganisasikan, mengontrol, dan mengevaluasi suatu organisasi yang dipimpinnya.
Organisasi, dimaknai sebagai kumpulan yg dibentuk guna mencapai suatu tujuan tertentu. Arti lain, organisasi merupakan perencanaan yang tersusun sehingga menjadi efektif. Selain itu, organisasi didefinisikan sebagai bagian-bagian berbeda yg dibentuk dalam suatu sistem, sehingga bagian-bagian itu mampu bekerjasama atau bersinergi (Longman Dictionary of Contemporary English). Intinya, ada empat variabel yang dapat diukur untuk mengenali suatu organisasi, yaitu: merupakan kumpulan dari bagian-bagian, komponen yang membentuk organisasi itu punya tugas & peran yang berbeda, komponen-komponen tersebut mampu bersinergi satu sama lain, serta organisasi itu punya tujuan.
Dalam aplikasinya, kita banyak menjumpai beraneka macam organisasi, bahkan kita sendiri merupakan bagian dari organisasi itu, baik dalam lingkup yang terkecil seperti rumah tangga, maupun lingkup yang lebih besar, seperti yayasan bahkan negara.Dalam suatu organisasi, kepemimpinan yang diperagakan dapat dibagi menjadi tiga kategori, yaitu: otoriter, demokratis, dan laissez-faire.
Pemimpin otoriter, rela melihat anak buahnya menjadi bergantung kepadanya. Mereka tidak memberikan ruang sedikitpun kepada anggota organisasi untuk mandiri, bergantung kepada kemmapuan diri sendiri. Pemimpin semacam ini mengawasi anak buahnya secara ketat bahkan untuk hal-hal yang kecil sekalipun. Parahnya, pemimpin jenis ini akan mengintervensi dalam setiap pengambilan keputusan yang dilakukan bawahannya. Produk kepemimpinan seperti ini adalah: bawahan menjadi terlalu bergantung pada pemimpin atau anak buah menjadi pribadi yang sangat memberontak. Tentu, bentuk pemberontakan yang ditunjukkan bisa berbeda-beda. Ada yang terang-terangan dan juga ada yang hanya ditampilkan di belakang panggung utama. Sulit rasanya, kreativitas yang merupakan cikal bakal produktivitas muncul dalam kepemimpinan seperti ini.
Sebaliknya, pemimpin yang demokratis, memberikan iklim yang kondusif untuk perkembangan yang lebih baik buat organisasi. Dia terbuka dan mau berkomunikasi dua-arah dengan bawahan. Individu semacam ini fleksibel dalam bersikap & bertindak terhadap anak buahnya. Dia tidak pernah memberi kesempatan secara bebas kepada anak buah untuk berbuat apa saja yang diinginkan. Juga, tipe orang semacam ini tidak pernah melarang bawahannya secara kaku bila anak buah ingin merealisasikan impian-impiannya. Pemimpin ini cenderung mengembangkan hubungan yang dekat secara emosional kepada bawahannya. Bukan hubungan yang sifatnya professional semata-mata yang justeru cenderung kaku. Dia, menyadari betul bahwa fungsinya dalam organisasi adalah sebagai fasilitator bukan diktator, ataupun, cuek dalam membawa organisasi menuju target yang dicita-citakan.
Sementara, pemimpin yang menerapkan kepemimpinan laissez-faire memberi kebebasan yang seluas-luasnya kepada anak buah untuk berbuat apa saja yang diinginkan tanpa mempertimbangkan apakah keinginan itu membawa kemajuan terhadap organisasi atau tidak. Akibatnya, anak buah yang terwadahi dalam kepemimpinan seperti ini akan tidak tahu batasan-batasan perbuatan yang seharusnya dilakukan atau yang seharusnya tidak dilakukan untuk kebaikan organisasi karena pemimpin semacam ini tidak punya ketegasan terhadap anak buahnya.
Dalam implementasinya banyak pemimpin yang ingin memajukan organisasi, tetapi disisi lain dia justeru bersikap dan berperilaku yang berkontribusi terhadap kemunduran bahkan kehancuran organisasi. Thomas Gordon (1970), seorang psikolog klinis dari USA yang memperkenalkan gaya kepemimpinan participative management, pernah meneliti beberapa organisasi sekolah dan perusahaan. Dia mengemukakan bahwa ciri-ciri sekolah yang bermasalah adalah: guru dianggap bawahan, guru tidak dilibatkan dalam pembuatan keputusan, melempar kesalahan pada orang lain, dan membebankan nilai-nilai keseragaman.
Keadaan serupa, pernah terjadi di tahun 1980-an, di Fermont California Amerika Serikat, salah satu pabrik General Motors yang memproduksi mobil bermerek Chevrolet, terindikasi mengalami berbagai permasalahan, diantaranya: cacat produksi yang mencapai rata-rata 40 persen dari total produksi dan tingkat kehadiran karyawan yang rata-rata tidak melebihi 80 persen.
Para eksekutif dalam pabrik tersebut, memutuskan untuk memberhentikan sebagian besar karyawan dan menggantinya dengan mesin yang dianggap lebih mendorong peningkatan produksi. Kejadian ini, menimbulkan perseteruan yang memanas antara karyawan dengan pihak manajemen. Akhirnya, pabrik Fermont ditutup dan 5000 karyawan berhenti dari pekerjaannya.Selang beberapa bulan, perusahaan Toyota mengetahui peristiwa tersebut dan berinisiatif menghidupkan kembali pabrik di Fermont itu. Kemudian, perusahaan mempekerjakan karyawan yang sempat dipecat oleh General Motors dengan mempekerjakan separuh karyawan lama.
Pabrik akhirnya beroperasi, produksi mobil kembali dihasilkan dan meningkat signifikan. Rata-rata cacat produksi dibawah 5 persen, sedangkan tingkat kehadiran karyawan mencapai 98 persen, padahal di area pabrik, merokok dan mendengarkan musik dilarang.Fenomena ini, mengejutkan petinggi perusahaan General Motors dan akhirnya pabrik Fermont itu diselidiki. Ternyata, tidak ada mesin baru yang digunakan. Malah umumnya, sudah lama dan lebih tua dari mesin-mesin yang ada di pabrik General Motors. Setelah mencari informasi lebih lanjut, petinggi General Motors menemukan bahwa yang membuat produksi mobil di pabrik Fermont meningkat itu adalah karena pihak manajemen memberi kesempatan kepada karyawan untuk berbicara dan memberi masukan terhadap kinerja perusahaan.
Secara umum, para pemimpin organisasi masih banyak yang menerapkan gaya kepemimpinan otoriter. Mereka menganggap para bawahan seperti robot yang selalu bisa di perintah sesuai dengan kemauan atasan. Mereka khawatir, memberi kesempatan berbicara atau berpendapat kepada bawahan dianggap mengancam posisi mereka, bahkan menghambat kemajuan suatu organisasi. Padahal, bawahan itu adalah manusia yang mempunyai sisi psikologis yang tidak dimiliki robot atau mesin.
Kesimpulannya, apa pun jenis organisasi yang ada, seperti: rumah tangga, sekolah, yayasan, perusahaan, dan lain sebagainya itu merupakan sarana yang digunakan individu untuk memenuhi kebutuhan fisik dan psikologisnya. Sebab itu, kepemimpinan yang diterapkan hendaknya memperhatikan dua komponen tersebut yang ada dalam diri manusia. Menerapkan pendekatan psikologis dalam kepemimpinan merupakan hal yang harus dilakukan jika suatu organisasi ingin produktif dan efektif.Jika tidak, oragnisasi itu akan mudah ditinggalkan oleh para anggotanya. Untuk dapat hidup saja, organisasi itu menjadi sulit apalagi produktif, efektif, dan inovatif. Sejatinya, jika kita menginginkan organisasi negara kita menjadi produktif dan efektif, kenapa tidak dimulai dari organisasi-organisasi yang lebih kecil terlebih dahulu?
IV. KESIMPULAN
1. Manajemen produktivitas adalah cara mengelola suatu usaha supaya lebih efisien dalam penggunaan input untuk memaksimalkan produksi output (barang atau jasa), secara terpadu melibatkan semua usaha manusia dengan menggunakan ketrampilan, modal, teknologi, manajemen, informasi, energi, dan sumber-sumber daya lainnya, dengan tujuan untuk mencapai hasil yang maksimal seperti target yang telah ditetapkan sebelumnya. Jadi, apabila manajemennya baik, maka hasil yang didapatkan juga baik, demikian juga sebaliknya.
2. Manajemen produktivitas mempunyai tujuan untuk mempemaksimalkan hasil produksi, baik barang maupun jasa, dengan cara memberdayakan sumberdaya se-efisien (minimal) mungkin untuk mendapatkan hasil yang se-efektif (maksimal) mungkin.
3. Dalam upaya peningkatan produktivitas, perlu diperhatikan langkah-langkah dalam meningkatkan produktivitas dan kunci-kunci untuk produktivitas tinggi, agar bisa mendapatkan hasil yang maksimal.
4. Dalam manajemen produktivitas, sistem dan sumber daya manusia sangat mempengaruhi mutu produk yang dihasilkan, apabila mutu sistem dan SDM nya sudah maksimal, maka akan mendapatkan mutu produk yang maksimal pula.
Tag: Teori produktifitas
Tidak ada komentar:
Posting Komentar