Perkembangan manajemen kualitas semakin berkembang dengan baik seiring dengan industrialisasi dunia dan sejarah Total Qualitas Manajement (TQM) berasal dari dunia industry dapat diketahui beberapa teori kualiats berasal dari para praktisi industri seperti F.W. Taylor (1856-1915), Shewhart (1891-1967), Edward Deming(1972), Juran, dll.
Bagi perusahaan/organisasi ingin mengikuti perlombaan bersaing untuk meraih laba/manfaat tidak ada jalan lain kecuali harus menerapkan Total Quality Management. Philip Kolter (1994) mengatakan : “Quality is our best assurance of custemer allegiance, our strongest defence against foreign competition and the only path to sustair growth and earnings”.
Begitu juga bagaimana penerapan kualitas yang sebelumnya dikembangkan di dunia industry ternyata bisa diaplikasikan dalam dunia pendidikan. Edward Salis (2008:21) berpendapat penerapan TQM yang sebelumnya digunakan di dunia industry bukan berarti metode bisnis lebih unggul dibandingkan dalam aplikasi pendidikan, lebih dari itu justru dunia bisnis dapat belajar dari metode yang diterapkan diberbagai sekolah, perguruan tinggi dan universitas.
Peningkatan kualitas pendidikan itu sendiri sebuah keniscayaan yang harus dilkukan di dunia pendidikan. suatu proses yang terintegrasi dengan proses peningkatan kualitas sumber daya manusia itu sendiri. Menyadari pentingnya proses peningkatan kualitas sumber daya manusia, maka pemerintah mengeluarkan Undang-undang No. 22 tahun 1999 tentang pemerintah daerah yang memberikan kewenangan kepada daerah untuk menyelenggarakan otonomi daerah sehingga dapat membawa perubahan dalam pengelolaan dan penyelenggaraan pendidikan. Sejalan dengan hal tersebut, Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional pada bab IV pasal II ayat 2 menyatakan bahwa pemerintah dan pemerintah daerah wajib memberikan layanan dan kemudahan, serta menjamin terselenggaranya pendidikan yang bermutu bagi setiap warga negara tanpa diskriminasi.
Pendidikan merupakan proses berkelanjutan. Pembelajaran yang efektif dan bermakna harus bersentuhan langsung dengan kehidupan siswa dilingkungannya. Kehidupan siswa dilingkungan sekolah, keluarga dan masyarakat dipengaruhi oleh faktor-faktor internal dan eksternal yang ada pada diri siswa. Faktor-faktor tersebut antara lain faktor sosial budaya, sosial ekonomi dan keadaan geografis yang ada.
Seiring dengan majunya pengetahuan dan teknologi maka kehidupan sosial budaya, sosial ekonomi semakin tidak dapat dibatasi oleh ruang maupun waktu. Karena apapun juga kehidupan masyarakat kita tidak dapat terlepas dari kehidupan masyarakat internasional, yang menuntut adanya sumber daya manusia yang semakin tinggi.
Sementara itu kondisi nyata pendidikan kita dalam hal penyiapan sumber daya manusia yang mampu bersaing secara global belum memadai.Sesuai dengan perkembangan era globalisasi terutama dalam bidang teknologi informasi perlu adanya penguasaan ICT, baik bagi peserta didik maupun pendidik serta tenaga admisnistrasi dalam peningkatan proses pembelajaran yang aktif, kreatif, inovatif dan menyenangkan.
Perhatian terhadap mutu amatlah penting. Dalam dunia pendidikan, persoalan mutu bukan saja menyakut input, proses, dan output, tapi juga outcome. Input pendidikan yang bermutu adalah pendidik, karyawan, peserta didik, kurikulum, sarana dan prasarana serta aspek penyelenggaraan pendidikan lainnya. Proses pendidikan yang bermutu adalah proses pembelajaran dan penyelenggaraan pendidikan. Output yang bermutu adalah lulusan yang memilki kompetensi yang dipersyaratkan. Dan Outcomebermutu adalah lulusan yang mampu melanjutkan ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi.
Tujuan Pendidikan Nasional akan terwujud melalui dua hal pokok: pertama melalui pembentukan manusia Pancasila sebagai manusia pembangunan yang berkualitas tinggi dan mandiri. Kedua diperlukan upaya peningkatan kualitas komponen–komponen sistem pendidikan baik berupa human resourcesmaupun material recources.
Human resources salah satu faktor yang sangat berpengaruh terhadap mutu pendidikan. Komponen-komponen human resources ini berupa tenaga pendidik dan kependidikanyang meliputi: tenaga pendidik, pengelola pendidikan, pengawas, pengembang kurikulum, pustakawan, laboran dan teknisi sumber daya. Material resources, meliputi pentingnya peranan kurikulum yang sesuai dengan tuntutan zaman, sarana, prasarana, peranan orang tua dan masyarakat, serta komitmen pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan.
Tentunya banyak hal yang bisa dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut salah satunya adalah implementasi strategi peningkatan mutu pendidikan salah satu strategi pelayanan fokus pelanggan ini merupakan kunci keberhasilan untuk mencapai kesuksesan dalam mengelola pendidikan, dengan manajemen yang baik satuan pendidikan akan berhasil memenuhi tuntutan mutu atau kualitas pendidikan yang sesuai dengan standar nasional pendidikan, sehingga melalui manajemen yang baik diharapkan menghasilkan kualitas pendidikan yang baik.
2. Pembahasan
2.1. Definisi mutu dan Total Quality Management (TQM)
Mutu merupakan istilah yang familiar dengan kita, namun sulit untuk didefinisikan. Pengertian mutu didefinisikan para ahli manajemen sebagai : - “Conformance to requirements” ( Philip Crosby).
- “Fitness for use” (Joseph M. Juran)
- “Meeting or exceeding customer expectations at a cost that represants value to them” (H. James Harrington).
- “Totality of features and characteristics of product or service that bear on its ability to satisfy or implied needs” … ISO 8402, ASQC, and ANSI.(Jack Hradesky, 1995 : 630)
- “The customer’s expectations and requirements; it is determined by the customer and the marketplace and includes all products and service attributes”(Jack Hradesky, 1995 : 2)
- “The totality of features and characteristics of a product or service that bears on its ability to satisfy given needs” …The American National Standards institute (ANSI) and American Society for Quality (ASQ) (James R. Evans, 2005 : 6).
Tujuan | : | Perbaikan terus menerus, artinya mutu selalu diperbaiki dan disesuaikan dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan. |
Prinsip | : | Fokus pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total. |
Elemen | : | Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran. |
Model di atas dibentuk berdasarkan tiga prinsip mutu terpadu yaitu :
- Fokus kepada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.
- Fokus pada perbaikan proses kerja untuk memproduksi secara konsisten produk yang dapat diterima.
- Fokus yang memanfaatkan bakat para karyawan.
Tiga prinsip mutu
Tiga prinsip mutu yang di atas yaitu :
1. Fokus pada pelanggan
Mutu berdasarkan pada konsep bahwa setiap orang mempunyai pelanggan dan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipenuhi setiap saat kalau organisasi/perusahaan secara keseluruhan bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli).2. Perbaikan proses
Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada premisi suatu seri (urutan) langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan menghasilkan output seperti produk berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keandalan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.3. Keterlibatan total
Pendekatan ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif (competitive advantage) di pasar yang dimasuki. Karyawan pada semua tingkatan diberi wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan persoalan, memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan dan dari waktu ke waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para karyawan yang telah diberi wewenang/kuasa yang dapat menguntungkan organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama keterlibatan pimpinan bekerjasama dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut. 2.2. Sejarah Mutu
Pada mulanya mutu produk ditentukan oleh produsen. Pada perkembangan selanjutnya, mutu produk ditentukan oleh pembeli, dan produsen mengetahuinya bahwa produk itu bermutu bagus yang memang dapat dijual, karena produk tersebut dibutuhkan oleh pembeli dan bukan menjual produk yang dapat diproduksi.
Perkembangan mutu terpadu pada mulanya sebagai suatu system, perkembangan di Amerika Serikat. Buah pikiran mereka pada mulanya kurang diperhatikan oleh masyarakat, khususnya masyarakat bisnis. Namun beberapa dari mereka merupakan pemegang kunci dalam pengenalan dan pengembangan konsep mutu. Sejak 1980 keterlibatan mereka dalam manajemen terpadu telah dihargai di seluruh dunia. Adapun konsep-konsep mereka tentang mutu terpadu secara garis besar dapat dikemukakan berikut ini.- F.W. Taylor (1856-1915)
- Setiap orang harus mempunyai tugas yang jelas dan harus diselesaikan dalam satu hari.
- Pekerjaan harus memiliki peralatan yang standar untuk menyelesaikan tugas yang menjadi bagiannya.
- Bonus dan intensif wajar diberikan kepada yang berprestasi maksimal.
- Penalti yang merupakan kerugian bagi pekerjaan yang tidak mencapai sasaran yang telah ditentukan (personal loss).
Taylor memisahkan perencanaan dari perbaikan kerja dan dengan demikian memisahkan pekerjaan dari tanggung jawab untuk memperbaiki kerja.
- Shewhart (1891-1967)
3. Edward Deming
Lahir tahun 1900 dan mendapat Ph. D pada 1972 sangat menyadari bahwa ia telah memberikan pelajaran tentang pengendalian mutu secara statistik kepada para insinyur bukan kepada para manajer yang mempunyai wewenang untuk memutuskan. Katanya : “Quality is not determined on the shop floor but in the executive suite”. Pada 1950, beliau diundang oleh, “The Union to Japanese Scientists and Engineers (JUSE)”untuk memberikan ceramah tentang mutu. Pendekatan Deming dapat disimpulkan sebagai berikut :
- Quality is primarily the result of senior management actions and not the results of actions taken by workers.
- The system of work that determines how work is performed and only managers can create system.
- Only manager can allocate resources, provide training to workers, select the equipment and tools that worekers use, and provide the plant and environment necessary to achieve quality.
- Only senior managers determine the market in which the firm will participate and what product or service will be solved.
Konsep deming yang Kemudian lebih dikenal dengan konsep kaizen secara luas baru diperkenalkan oleh Masaaki Imai dalam bukunya “Kaizen : the key to Japan’s competitive success” (1986). Coba kesimpulan Europe Japan Centre tentang Kaizen Jepang yang mengungkapkan bahwa :
“Kaizen mengatakan kepada kita bahwa hanya dengn secara terus menrus tetap sadr dn membuat bertus-ratus ribu peningkatan kecil, maka dimungkinkan untuk menghasilkn barang dan jasa yang mutunya otentik sehingga memuaskan pelanggan. Cara paling mudah mencapainya adalah dengan keikutsertaan, motivasi dan peningkatan terus menerus dari masing-masing dan semua karyawan dalam organisasi. Keikutsertaan staf tergantung pada komintmen manajemen senior, strategi yang jelas dan ketabahan – karena kaizen bukan jalan pintas melainkan proses yang berjalan secara terus menerus untuk menciptakan hasil yang diinginkan”. (Cane, 1998:265)
Hal ini berarti bahwa tanpa keterlibatan pimpinan secara aktif tidak mungkin tercapai manajemen mutu terpadu.
4. Prof Juran
Mengunjungi Jepang pada tahun 1945. Di Jepang Juran membantu pimpinan Jepang di dalam menstrukturisasi industri sehingga mampu mengekspor produk ke pasar dunia. Ia membantu Jepang untuk mempraktekkan konsep mutu dan alat-alat yang dirancang untuk pabrik ke dalam suatu seri konsep yang menjadi dasar bagi suatu “management process” yang terpadu. Juran mendemonstrasikan tiga proses manajerial untuk mengelola keuangan suatu organisasi yang dikenal dengan trilogy Juran yaitu, Finance Planning, Financial control, financial improvement. Adapun rincian trilogy itu sebagai berikut :- Quality planning, suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan dan proses yang akan menyampaikan produk dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian mentransfer pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan perusahaan guna memuaskan pelanggan.
- Quality control, suatu proses dimana produk benar-benar diperiksa dan dievaluasi, dibandingkan dengan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan. Persoalan yang telah diketahui kemudian dipecahkan, misalnya mesin-mesin rusak segera diperbaiki.
- Quality improvement, suatu proses dimana mekanisme yang sudah mapan dipertahankan sehingga mutu dapat dicapai berkelanjutan. Hal ini meliputi alokasi sumber-sumber, menugaskan orang-orang untuk menyelesaikan proyek mutu, melatih para karyawan yang terlibat dalam proyek mutu dan pada umumnya menetapkan suatu struktur permanen untuk mengejar mutu dan mempertahankan apa yang telah dicapai sebelumnya.
Uraian tokoh-tokoh mutu di atas sekedar menggambarkan secara singkat saja. Masih banyak para sarjana di bidang mutu yang tidak sempat ditulis pada kesempatan ini. Yang jelas para sarjana tersebut sependapat bahwa konsep : “pentingnya perbaikan mutu secara terus menerus bagi setiap produk walaupun tehnik yang diajarkan berbeda-beda”.
Kini sampailah pada pengertian mutu yang diambil dari America Society for Quality Control yang mengatakan : Quality is the totality of features and characteristics of a product or service that bear on its ability to satisty stated of implied needs (Kotler : 1994).
Definisi di atas berkonotasi kepada pelanggan. Produk bermutu kalau dapat memuaskan para pelanggan yang mengkonsumsi produk tersebut.
- Kaoru Ishikawa
Selain Deming dan Juran, Kaoru Ishikawa seorang pribumi Jepang juga memiliki kontribusi penting dalam ide TQM di negaranya. Ide-ide Kaoru Isikawa antara lain:
1. Lingkaran mutu, yaitu wadah para pekerja untuk bertemu mendiskusikan berbagai usulan perbaikan.
2. Penekanan usaha mutu terpadu kepada pelanggan.
Dalam hal ini ia juga menyarankan bahwa output dari sebuah departemen yang diberikan kepada departemen lain seolah-olah mereka pelanggan. Sehingga tercipta komunikasi yang lebih erat dan sikap saling melayani.
Ada beberapa hal, yang dapat kita simpulkan dari ide dan gagasan para tokoh mutu, yaitu:
1. Pendekatan sistem
Bagian-bagian dari sitem harus berkerja saling mendukung. Dan tugas manajemen mengharuskan setiap orang untuk memperhatikan tujuan sistem.
2. Peralatan TQM
Manajemen mutu terpadu membutuhkan peralatan antara lain yaitu pengendalian proses secara statistik, membandingkan produk dengan proses yang dikenal dengan istilah benchmarking dan lainnya.
3. Fokus pada pelanggan
Kebutuhan pelanggan harus menjadi titik awal dalam pengembangan mutu. Dengan memfokuskan pasa kebutuhan yang sebenarnya, manajer dan pekerja dapat mengkonsetrasikan usaha mereka.
4. Peranan manajemen
Manajemen puncak memiliki peranan penting dalah masalah mutu. Peranan manajemen bukan hanya mengidentifikasi kegagalan setelah terjadi dan menyalahkan pekerja, tetapi mencari dan mengoreksi penyebab kegagalan.
5. Partisipasi karyawan
Meskipun manajemen berperan peting dalam membuat TQM berkerja dalam organisasinya, tapi tanpa memberikan wewenang kepada karyawan hasilnya tidak akan banyak.
6. Perbaikan terus menerus
Setiap perusahaan/organisasi harus secara terus menerus melakukan perbaikan mutu produk dan pelayanan, sehingga dapat memuaskan para pelanggan.
Meskipun gerakan mutu telah lama berhasil di dunia industri, namum penerapannya dalam pendidikan masih tergolong baru. Hal ini karena pada awalnya terdapat keengganan dalam menerapkan metodologi dan bahasa manajemen industri. Namun saat ini, talah banyak institusi yang menerapkan konsep mutu terpadu, agar memperoleh kontrol yang lebih baik melalui usahanya.
2.3. Elemen pendukung dalam TQM
Elemen-elemen pendukung dimaksud adalah :
1. Kepemimpinan
Manajer senior harus mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan data dan menggali siapa-siapa yang berhasil menerapkan konsep manajemen mutu terpadu. Ketika memutuskan untuk menggunakan MMT/TQM sebagai kunci proses manajemen, peranan manajer senior sebagai penasihat, guru dan pimpinan tidak bisa diremehkan.Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya menghayati implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional di mana manajer yang paling berhasil, paling mampu dan paling hebat pendidikannya di dunia, harus diperebutkan melalui persaingan yang ketat. Kenyataan hidup yang berat ini akan menyadarkan manajer senior mengakui bahwa mereka harus mengembangkan secara partisipatif, baik misi dan visi mereka maupun proses manajemen, yang dapat mereka pergunakan untuk mencapai keduanya.
Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa MMT adalah suatu proses yang terdiri dari tiga prinsip dan elemen-elemen pendukung yang harus mereka kelola agar mencapai perbaikan mutu yang berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Mutu didasarkan pada ketrampilan setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan baik informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat yang sama akan diperbaiki di seluruh perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking, statistik dan teknik lainnya juga dipergunakan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan yang paripurna.3. Struktur Pendukung
Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan perubahan yang dianggap perlu melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin diperoleh dari luar melalui konsultan, akan tetapi lebih baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri. Suatu staf pendukung yang kecil dapat membantu tim manajemen senior untuk mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui “network” dengan manajer mutu di bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior.4. Komunikasi
Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara ideal manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.5. Ganjaran dan Pengakuan
Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan yang sukses, dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya.6. Pengukuran
Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu. Jelaskan, pendapat harus diganti dengan data dan setiap orang harus diberitahu bahwa yang penting bukan yang dipikirkan akan tetapi yang diketahuinya berdasarkan data. Di dalam menentukan penggunaan data, kepuasan pelanggan eksternal harus diukur untuk menentukan seberapa jauh pengetahuan pelanggan bahwa kebutuhan mereka benar-benar dipenuhi.Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan penilaian kinerja yang realistis serta sangat berguna di dalam memotivasi setiap orang/karyawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya.
Di samping keenam elemen pendukung di atas, maka ada unsur yang tidak bisa diabaikan yaitu gaya kepemimpinan dalam organisasi/perusahaan bersangkutan. Suatu cara/gaya bagaimana seorang manajer sebagai seorang pimpinan melakukan sesuatu sangat berpengaruh pada pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh bawahan/karyawan.
Terdapat 13 hal yang perlu dimiliki oleh seorang pimpinan dalam manajemen mutu terpadu yaitu :
- Pimpinan mendasarkan keputusan pada data, bukan hanya pendapat saja.
- Pimpinan merupakan pelatih, dan fasilitator bagi setiap individu/bawahan.
- Pimpinan harus secara aktif terlibat dalam pemecahan masalah yang dihadapi oleh bawahan.
- Pimpinan harus bisa membangun komitmen, yang menjamin bahwa setiap orang memahami misi, visi, nilai dan target perusahaan yang jelas.
- Pimpinan dapat membangun dan memelihara kepercayaan
- Pimpinan harus paham betul untuk mengucapkan terima kasih kepada bawahan yang berhasil/berjasa
- Aktif mengadakan kaderisasi melalui pendidikan dan pelatihan yang terprogram
- Berorientasi selalu pada pelanggan internal/eksternal
- Pandai menilai situasi dan kemampuan orang lain secara tepat
- Dapat menciptakan suasana kerja yang sangat menyenangkan
- Mau mendengar dan menyadari kesalahan
- Selalu berusaha memperbaiki sistem dan banyak berimprovisasi
- Bersedia belajar kapan saja dan di mana saja
2.4. Implementasi TQM Dalam Pendidikan
Edward Sallis (1993) telah mencoba mengadopsi masalah mutu dalam dunia ekonomi dan bisnis ke dalam bidang pendidikan dengan melakukan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan sesuai dengan karakteristik yang dimiliki dunia pendidikan khususnya persekolahan
Insitusi yang efektif memerlukan strategi yang kuat dan maksud tertentu untuk menghadapi suasana kompetitif dan orientasi di masa depan. Untuk menjadi efektif di dalam masa sekarang, intitusi memerlukan proses pengembangan strategi kualitas, antara lain20; 1) misi yang jelas dan tertentu, 2) menfokuskan kustomer secara jelas, 3) strategi untuk pencapaian missi, 4) pelibatan semua kustomer, baik internal maupun eksternal, di dalam pengembangan strategi, 5) penguatan staff dengan menggerakkan penghalang dan bantuan untukmembuat konstribusi maksimal terhadap institusi melalui pengembangan kelompok kerja yang efektif, 6) penilaian dan evaluasi ke-efektifan insitusi menghadapi tujuan yang diharapkan oleh kustomer.
Untuk memulai mengimplementasikan manajemen kualitas total adalah sebuah tugas yang sulit. Terdapat sejumlah langkah yang simple dan penting untuk mengimplementasikan TQM dalam pendidikan, yaitu sebagai berikut21:
1. Kepemimpinan dan komitmen terhadap kualitas harus datang dari atas
“Hukum besi” dari kualitas.
Semua model kualitas menekankan bahwa tanpa dorongan dari manajer senior inisiatif kualitas tidak akan berlangsung lama. Pendidikan tidak terkecuali belaku juga hukum besi. Pimpinan sekolah harus menunjukkan komitmen yang kuat dan terus-menerus dan memimpin jalan sambil mendorong kepala sekolah, wakil kepala sekolah dan supervisor lain untuk melakukan usaha secara serius. 2. Menyenangkan kustomer
Ini dicapai dengan kerja keras secara kontinyu untuk memenuhi kebutuhan dan harapan kustomer. Kebutuhan kustomer diditentukan oleh pencarian secara reguler pandangan mereka. Terdapat bermacam-macam metode dari pekerjaan ini, seperti – memfokuskan kelompok, kuesioner, kelompok penasehat, hari yang terbuka dan percakapan informal dengan orang-orang. 3. Menunjuk fasilitator berkualitas
Pengabaian terhadap posisi aktual dari seseorang di dalam hirarki adalah penting bahwa fasilitator yang ditunjuk harus melaporkan secara langsung kepada kepala sekolah. Ini adalah pertangung jawaban dari fasilitator untuk mempublikasikan program dan mengarahkan kelompok pengarah yang berkualitas di dalam pengembangan program yang berkualitas. 4. Membentuk kelompok pengarah yang berkualitas
Kelompok ini harus mewakili kepentingan dan harus memiliki perwakilan dari tim nanajer senior. Peranannya adalah untuk mendorong dan membantu proses perbaikan kualitas. Baik sebagai pusat gagasan ataupun inisiator proyek.5. Mengangkat koordinator yang berkualitas
Ini berguna di dalam banyak inisiatif untuk memiliki orang-orang yang punya waktu untuk melatih dan penasehat orang lain. 6. Mengadakan seminar manajemen senior
Untuk mengevaluasi perkembangan. Tim manajemen senior tidak akan komit terhadap proses kalau mereka mengatakan dengan baik tentang filsafat dan metode. Ini penting untuk membangun tim manajemen senior yang sehat dan teritegrasi secara baik. 7. Menganalisa dan mendiagnosis situasi terkini
Alat untuk melakukan analisa telah dibicarakan tentang perencanaan strategis untuk kualitas. Ini penting dan tidak harus disepelekan karena memberikan arah dari proses secara keseluruhan. Semua institusi perlu menjadi jelas kemana mereka akan berjalan. 8. Menggunakan model di tempat lain yang telah berkembang
Ini dapat diadaptasi dari pekerjaan dari seorang “guru” berkualitas, model pendidikan secara khusus, atau satu perusahaan lokal yang bisa diadaptasi. 9. Menempatkan konsultan eksternal
Ini mulai sangat popular pada perusahaan industri, khususnya yang menerapkan BS5750 atau ISO9000. Ini tidak mungkin menjadi jalan popular di dunia pendidikan karena konsultansi itu mahal dan hadiah dari Departemen Perdagangan dan Industri tidak memungkinkan untuk pendidikan. Tetapi banyak institusi dengan partner industri bisa memperoleh nasehat tanpa biaya. Konsultan dapat digunakan di dalam satu dari empat jalan utama: Pertama, mereka dapat memberikan pertimbangan dan petunjuk tim manajemen senior. Kedua, berperan di dalam pelatihan. Uang perlu untuk melaksanakan sebuah training. Trainers eksternal yang telah ahli dapat mencapai syarat-syarat yang besar dari instruksi dan peningkatan kesadaran di dalam melakukan audit formal, penilaian dan evaluasi.
10. Memulai training staf tentang kualitas
Pengembangan staf dapat dilihat sebagai jalan penting untuk membangun kesadaran dan pengetahuan yang berkualitas. Hal ini dapat menjadi kunci agen perubahan strategis untuk pengembangan budaya berkualitas. Ini juga penting di dalam tahap awal implementasi bahwa setiap orang di latih di dalam dasar-dasar TQM. Staf perlu pengetahuan banyak mengenai alat-alat kunci termasuk pembentukan teamwork, metode evaluasi, problem solving dan eknik pemecahan masalah. Menurut Tom Peter, di dalam Thriving on Chaos,menyatakan bahwa manajemen di masa depan akan mengalir melalui penguatan visi dan nilai-nilai yang saling bertemu. Karena itu, training adalah kesempatan besar untuk menanamkan dan menegaskan nilai-nilai organisasi. (lihat Peter, 1987, hal. 324-8)11. Mengkomunikasikan pesan-pesan kualitas
Strategi, relevansi dan kegunaan dari TQM perlu terkomunikasikan secara efektif. Terdapat banyak sekali kesalahpahaman seputar tujuan dari kualitas. Sifat alamiah jangka panjang dari program perlu dibuat jelas. Pengembangan staf, training dan pembangunan tim adalah beberapa dari jalan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. 12. Menerapkan peralatan dan teknik berkualitas melalui pengembangan kelompok kerja secara efektif
Pendekatan ini memfokuskan pada upaya mendapatkan sesuatu yang dilakukan untuk mencapai kesuksesan sejak awal. Ini memfokuskan pada sesuatu bahwa institusi mengetahui harus melakukan perbaikan, dan menyeleksi alat-alat yang benar untuk mengontrolnya. Memulai proses TQM dengan menangani pokok problem dengan menghindari kelumpuhan TQM. Tatkala menata tim aksi perbaikan atau kelompok tugas adalah penting untuk mengenal bahwa banyak isu daapat hanya dikontrol dengan tim perbaikan lintas organisasi. Ada beberapa kemungkinan baik menata seperti kelompok ad hoc, memberikan ringkasan untuk menangani problem khusus menurut skala waktu yang baik. Mereka memiliki keuntungan tambahan dari membantu untuk melahirkan kolaborasi organisasi yang lebih besar2.5. Mendesain Sistem Kualitas Dalam Pendidikan
Untuk mendesain sistem kualitas dalam pendidikan, perlu melibatkan sejumlah langkah-langkah penting berikut: 1) mengetahui apa yang kamu akan kerjakan, 2) mempertanyakan prosedur dan metode yang kamu gunakan, 3) mendokumentasi apa yang kamu maksudkan, 4) memberikan bukti bahwa kamu menyelesaikan apa yang kamu telah lakukan22.
Sementara itu, sistem jaminan kualitas pendidikan harus berisi elemen-elemen berikut 23:
1. Pengembangan institusi atau rencana strategis
Ini memberikan visi jangka panjang dari institusi dan memberi konteks dimana program dapat dilaksanakan. Ini mendefinisikan pasar dan budaya yang diharapkan. Ini adalah penting untuk mengembangakn pelayanan yang berkualitas karena hanya perencanaan yang dapat memberikan perspektif jangka panjang sehingga penting di dalam pemberian layanan kualitas secara terpadu.
2. Kebijakan kualitas
Ini mempersiapkan standard untuk program-program utama dan bisa berisi statemen dari penamaan pembelajar. Kebijakan ini adalah statemen umum dari komitmen insitusi kepada kustomernya, baik internal maupun eksternal.
3. Tanggungjawab manajemen
Ini menyusun peran dari lembaga yang memerintah, dan tim manajemen senior dan tanggung jawabnya. Ini mendefinisikan dimana anggota dari tim senior memikul jabatan kualitas.
4. Pengorganisasian kualitas
Garis besar ini meliputi tanggung jawab dari kelompok pengarah kualitas, representasi dan pertanggung jawaabannya. Badan ini diperlukan untuk mengarahkan permulaan kualitas, mengatur transformasi budaya, mendukung inisiatif di dalam departemen dan untuk memonitor perkembangan inisiatif.
5. Pemasaran dan publisitas
Sebuah institusi harus memberikan potensi yang dimiliki kustomer dengan informasi tentang apakah itu memajukan program-program belajar. Informasi ini perlu untuk menjadi terdokumentasikan secara jelas dan pasti. Cara pemasaran bisa menggunakan leaflet, brosur, dan sebagainya, harus jelas dan akurat dan diperbaharui secara reguler.
6. Penyelidikan dan pendaftaran
Ini adalaha tahap kunci di dalam karir banyak pembelajar. Advis yang benar pada tahap ini adalah vital, sebagai tahap selamat datang dan memberi kepercayaan pada pelamar. Prosedur masuk organisasi harus diatur secara baik. Sistem yang perlu terdokumentasikan, antara lain: inisial pelamar, wawancara dan seleksi, petunjuk, akreditasi belajar sebelumnya yanglayak, dan hasil dari rencana tindakan individual.
7. Wisuda/pelantikan
Program wisuda/pelantikan murid yang baik dan terstruktur dengan maksud komunikasi yang jelas adalah penting untuk memperkenalkan pembelajar pada institusi, yang meliputi etos, gaya dan metode belajarnya
8. Pelahiran kurikulum
Ini adalah tingkatan dimana sistem adalah vital. Metode belajar perlu diatur sedemikian rupa sehingga dan diikuti untuk setip aspek program. Jenis informasi yangperlu menjadi bagian dari ini, antaralain: silabus, kepatuhan, skema kerja, pencatatan kerja, pencatatan penilaian, rencana tindakan, dan pencatatan prestasi. Pencatatan kesalahan dan kinerja rata-rata berikutnya dan tindakan yang benar harus didokumentasikan.9. Bimbingan dan konseling
Ini dapat mengambil bentuk aspek yang integra dari kurikulum atau layanan tambahan. Apa saja layanan perlu dikomunikasikan. Ini bisa menjadi petuntuk tentang kakrir atau pendidikan yang lebih tinggi, atau transfer insitusi lain atau program studi lain.
10. Manajemen pembelajaran
Proses aktual dari kurikulum dan manajemen program perlu dispesifikasi, termasuk rancangan untuk teamwork. Aturan di dalam tim, tanggung jawab dan tingkat otoritasnya juga dapat jabarkan. Laporan dari penguji eksternal, moderator dan pemverivikasi akan memberikan bukti-bukti penting, dimana terdapat kualitas manajemen belajar.
11. Desain kurikulum
Termasuk dokumentasi maksud dan tujuan setiap program, dan spesifikasi program. Spesifikasi program dapat mengambil bentuk silabus atau dokumen kurikulum yang valid. Apa yang perlu di dalamnya, dimana yang relevan, adalah keterangan yang diperlukan dari program dan sunber-sumber dapat diberikan.
12. Staffing, training dan pengembangan
Staf dari banyak lembaga perlu dipandang berkompeten untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Sistem kualitas akan perlu secara detail proses seleksi dan rekruitmen, induksi dan syarat-syarat dimana kompetensi dan motivasi dinilai dan kebijakan untuk pengembangan karir. Pengembangan staf memerlukan perencanaan institusi dan proses analisis dan sistem monitoring dan evaluasi efektivitas program training dalam jangka panjang maupun jangka pendek.
13. Kesempatan yang seimbang
Institusi akan memerlukan kebijakan kesempatan seimbang dan metode serta prosedur untuk mencapai tujuan yang ada termasuk kebijakan. Kebijakan kesempatan yang ada perlu penerapan secara seimbang untuk staf dan murid.
14. Monitoring dan evaluasi
Putaran umpan balik adalah vital untuk penilaian dan penegasan kualitas. Sistemn kualitas perlu dokumen mekanisme evaluasi bahwa institusi memiliki tempat untuk memonitor prestasi individual dan kesuksesan program-programnya. Partisipasi pembelajar di dalam penilaian perkembangan dan pengalamannya dari program adalah elemen penting di dalam evaluasi. Metode yang dipakai harus termasuk pencatatan prestasi, review pertemuan, kuesioner dan audit internal. Apasaja metode yangdipakai harus cocok dengan proses.
15. Perancangan administrasi
Insitusi memerlukan dokumen prosedur administrative termasuk pendaftaran, rekaman pembelajar, jadwal, kesehatan dan prosedur keselamatan, masuk ujian dan hasilnya, dan sistem keuangan. Proses dokumentasi adalah penting, walaupun ini perlu untuk menspesifikasi dikumen-dokumen pokok dan statusnya agar dapat menjaga perkembangan birokrasi. 16. Review organisasi
Institusi harus memiliki alat-alat evaluasi kinerja secara total. Ini bisa ditangani oleh penilai eksternal. Tetapi, institusi juga bisa menentukan untuk menangani audit organisiasi. Staf dapat menlai area lain daripada diri mereka sendiri. Orang luar dapat dilibatkan dalam audit. Sistem review pembanding dapat membangun kepercayaan diri dan trust, dan dapat sebagai pengembangan staf yang signifikan. Mekanisme perlu dikembangkan untuk mendapatkan hasil auditing kembali ke dalam proses perencanaan strategis2.6. Transformasikan manajemen kualitas dalam pendidikan.
1. Tujuh alat pengendali mutu (seven tools for quality control, 7T)
Dikenal juga dengan nama Ishikawa's basic tools of quality karena dipopulerkan oleh Kaoru Ishikawa, terdiri atas:
- Checksheet
- Histogram
- Diagram pareto
- Diagram sebab dan akibat
- Diagram pencar
- Bagan aliran
- Bagan kendali
2. The Seven New Tools For Improvement, N7
Sementara itu alat pengendalian kualitas lainnya adalah tujuh alat baru untuk peningkatan mutu (the seven new tools for improvement, N7), dikembangkan oleh Japanese Society for Quality Control Technique Development, merupakan pelengkap dari tujuh alat untuk pengendalian mutu. Ketujuh alat baru tersebut, terdiri atas:
- Diagram afinitas. Diagram afinitas dipergunakan untuk mengembangkan ide yang terkait dengan suatu isu/kasus, kemudian mengelompokkan ide-ide tersebut secara hirarki membentuk suatu diagram. Pembuatan diagram ini melibatkan beberapa orang. Diagram afinitas berbentuk pernyataan isu, sub-isu, dan pendapat terkait, yang selanjutnya dapat dipakai sebagai dasar untuk diskusi atau brainstorming.
- Grafik hubungan timbal balik. Grafik ini menggambarkan hubungan diantara isu-isu yang berbeda. Biasanya dibuat setelah menyelesaikan diagram afinitas untuk memudahkan memahami hubungan diantara berbagai isu yang muncul. Grafik ini juga bermanfaat untuk mengidentifikasi isu yang paling penting untuk dijadikan fokus dalam mencari solusi suatu masalah.
- Diagram pohon. Berguna untuk mengidentifikasi tahapan yang diperlukan dalam memecahkan suatu masalah. Penyelesaian masalah dilakukan dari level paling bawah secara bertahap menuju ke level atas (masalah pokok).
- Grid prioritas. Digunakan untuk membuat keputusan yang memiliki berbagai kriteria atau alternatif pilihan. Misalkan, dalam memilih suatu teknologi terdapat berbagai pertimbangan, seperti biaya, kecepatan, pemeliharaan, dan lain-lain. Prioritasisasi dilakukan dengan memberikan bobot pada setiap kriteria dan mencari alternatif dengan nilai tertimbang yang terbesar, mirip dengan metode faktor rating pada pemilihan lokasi.
- Diagram matriks. Diagram matriks merupakan suatu alat brainstorming yang dapat digunakan untuk menunjukkan hubungan antara berbagai ide atau isu. Diagram matriks relatif mudah dibuat dan umumnya dibuat dalam dua dimensi. Namun, diagram matriks dapat juga dibuat dalam tiga atau empat dimensi.
- Bagan proses keputusan program. Merupakan suatu alat untuk membantu mengidentifikasi kemungkinan ketidakpastian yang berhubungan dengan penerapan program. Berdasarkan diagram pohon yang telah dibuat dilakukan evaluasi kelayakan penerapan program. Tahapan/keadaan yang tidak layak atau memerlukan penanganan sendiri diberi tanda untuk menjadi perhatian.
- Diagram jaringan kerja. Merupakan diagram yang menggambarkan hubungan diantara berbagai kegiatan serta mengidentifikasi kegiatan kritis dan lintasan kritis.
3. Six Sigma
Metodologi Six Sigma terdiri atas lima rangkaian proses berurutan yang dinamakan proses “DMAIC”, yaitu Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control.
Disamping itu berkembang pula alat pengendalian mutu dengan menggunakan prinsip-prinsip statistik yaitu Six Sigma. SIX-SIGMA dikembangkan oleh Motorola sebagai hasil dari pengalaman manufakturnya. Program six-sigma bertujuan untuk mengurangi variabilitas dalam karakteristik utama mutu produk pada tingkat yang sangat rendah. Motorola mengembangkan konsep six sigma untuk mengurangi variabilitas dalam proses sehingga batas spesifikasi menjadi ± 6 sigma dari rata-rata, sehingga hanya terdapat cacat sebesar 0,002 ppm, sepeti dalam tabel berikut
Tabel 2.1. Spesifikasi dan kecacatan
Batas Spesifikasi | Persen | Cacat/ppm |
± 1 sigma | 68,27 | 317300 |
±2 sigma | 95,45 | 45500 |
± 3 sigma | 99,73 | 2700 |
± 4 sigma | 99,9937 | 63 |
± 5 sigma | 99,99994 | 0,57 |
± 6 sigma | 99,9999998 | 0,002 |
Pada saat konsep six-sigma mulai dikembangkan dalam suatu perusahaan, diasumsikan rata-rata proses masih mengalami gangguan yang dapat menyebabkan pergeseran sejauh 1,5 sigma dari target. Dengan skenario ini, proses six-sigma memberikan toleransi cacat sebesar 3,4 ppm, seperti terlihat pada tabel berikut :
Tabel 2.2. Spesifikasi dan prosen kecacatan
Batas spesifikasi | Persen | Cacat/ppm |
± 1 sigma | 30,23 | 697700 |
± 2 sigma | 69,13 | 308700 |
± 3 sigma | 93,32 | 66810 |
± 4 sigma | 99,3790 | 6210 |
± 5 sigma | 99,97670 | 233 |
± 6 sigma | 99,999660 | 3,4 |
Karena keberhasilannya dalam manajemen mutu melalui pengembangan konsep six-sigma, membuat Motorola mendapat penghargaan Malcolm Baldrige pada tahun 1988. Konsep ini kemudian diadopsi oleh berbagai perusahaan besar lainnya di dunia. Dengan demikian, statistik dapat dipergunakan dalam melakukan penjaminan mutu, karena dapat memberikan deskripsi kuantitatif tentang kualitas, misalnya berapa terjadi ketidak sesuaian hasil dengan standar, ini berarti bahwa statistik dapat menjadi alat penting dalam pengendalian proses. Pengendalian proses berdasarkan statistik terdiri dari enam langkah yang terdiri dari :
- Memilih proses pengendalian statistik
- Mendefinisikan secara tepat proses tersebut
- Memilih masalah yang akan dikendalikan berdasarkan statistik
- Melatih operator
- Mengumpulkan data
- Menyiapkan, memelihara dan menggunakannya
Dalam menggunakannya dapat memakai bagan untuk memperjelas apa yang perlu dikendalikan, dalam hubungan ini diagram Ishikawa (fishbone chart) dapat digunakan. Secara umum pengendalian dengan menggunakan analisis statistik merupakan alat yang telah banyak membantu organisasi guna melakukan perbaikan yang terus menerus.
4. Brainstorming
Terdiri dari beberapa teknik, antara lain :
- Anti-Solution. Melakukan brainstorming lawan dari apa yang akan dicapai agar dapat melihat suatu masalah dengan cara pandang lain.
- Analogy. Mengenali situasi yang mirip (analogi) untuk membangkitkan ide dengan cara mendekati masalah dari perspektif yang lebih kreatif.
- Chanelling. Mengenali saluran agar tim dapat melakukan pembangkitan ide, masing-masing fokus atau membangun tipe solusi potensial.
- Billboard. Melakukan brainstorming secara missal, baik dilakukan secara manual maupun elektronik untuk mengumpulkan ide dari banyak orang.
- Chain Letter. Membangkitkan ide dan meneruskannya ke anggota lain melalui memo atau e-mail untuk mendapatkan sejumlah solusi yang mungkin di luar rapat formal.
- Assumption Busting. Proses mempertanyakan suatu masalah untuk mengenali dan menghilangkan pemikiran awal yang menghambat solusi
2. Kesimpulan dan saran
Manajemen Kualitas Terpadu yang diterapkan di dunia bisnis, telah mengilhami para pakar manajemen pendidikan untuk mengadopsi dan mentransformasikannya kedalam Manajemen Kualitas terpadu pendidikan. Hal ini disebabkan Manajemen Kualitas total didunia bisnis telah terbukti sukses membantu perusahaan untuk bertahan dan mamapu bersaing secara global. Namun tidak semua hal-hal dilakukan dalam manajemen kualitas terpadu dalam dunia bisnis dapat ditranformasikan kedalam Manajemen Kualitas Terpadu Pendidikan. Kita tentu harus bisa memilah-milah yang mana yang dapat di tranformasikan dan yang mana yang tidak dapat di transformasikan.
Begitu juga bagaimana penerapan kualitas yang sebelumnya dikembangkan di dunia industry ternyata bisa diaplikasikan dalam dunia pendidikan. Edward Salis (2008:21) berpendapat penerapan TQM yang sebelumnya digunakan di dunia industry bukan berarti metode bisnis lebih unggul dibandingkan dalam aplikasi pendidikan, lebih dari itu justru dunia bisnis dapat belajar dari metode yang diterapkan diberbagai sekolah, perguruan tinggi dan universitas.
Perkembangan mutu terpadu pada mulanya sebagai suatu system, perkembangan di Amerika Serikat. Buah pikiran mereka pada mulanya kurang diperhatikan oleh masyarakat, khususnya masyarakat bisnis. Namun beberapa dari mereka merupakan pemegang kunci dalam pengenalan dan pengembangan konsep mutu. Sejak 1980 keterlibatan mereka dalam manajemen terpadu telah dihargai di seluruh dunia
PUSTAKA ACUAN
Ariani, dorothea wahyu. 2008. Manajemen kualitas, universitas atmajaya, Yogyakarta.
Deming, W. E. 1986. Out of the Crisis. Massachusetts Institute of Technology, Massachusetts.
Gaspersz, Vincent. 1997. Manajemen Kualitas untuk Industri Jasa. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Harrington, J. H. and James S. Harrington. 1993. Total Improvement Management. McGraw-Hill, Inc., New York.
Kemenade, E. V. and Paul Garre. 2000. Teach What You Preach—Higher Education and Business: Partners and Route to Quality. Quality Progress Vol. 39, No. 9, September 2000, pp. 33-39.
Spanbauer, S. J. 1992. A Quality System for Education. ASQC Quality Press, Milwaukee, Wisconsin.
Tag: Total Quality Management
Tidak ada komentar:
Posting Komentar